Какие документы главбуху лучше не подписывать. Какие документы главбуху лучше не подписывать — опасно для компании и для него самого. Что должен делать главбух

Право второй подписи главного бухгалтера — достаточно ли для его предоставления желания руководителя или потребуется выполнить и другие условия? Узнайте об этом из нашей статьи.

Право второй подписи главбуха — что это такое

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

• составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
• оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:

• ;
• .

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

• отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
• право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

• из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
• в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• ;
• .

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

• время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
• период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
• проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Итоги

Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.

Мало кто задумывается, что – это не миф, а реальность сегодняшних дней. Расскажем, чем грозит закон и как избежать бухгалтерских преступлений.

Главные составы

По сути, уголовная ответственность главного бухгалтера может наступать по статьям 199 и 199.1 УК РФ. В первой речь идет об уклонении компании от уплаты налогов. Вот ее полное содержание:

Официальный комментарий Пленума Верховного Суда РФ к данной норме говорит о том, что отвечать по ней может не только генеральный директор компании, но и:

• главный бухгалтер;
• просто бухгалтер (при отсутствии в штате места главбуха);
• иные лица, если правление компании обязало их подписывать налоговую отчетность и обеспечивать полную и оперативную уплату налогов, сборов;
• лица, фактически исполнявшие обязанности руководителя или главбуха, бухгалтера.

Если будет доказано участие главбуха в сговоре на уклонение от налогов, то он в полной мере будет отвечать перед законом.

Наказание по ст. 199 УК РФ может грозить и тем работникам фирмы, которые отвечают, к примеру, за оформление бухгалтерской «первички». Но, скорее всего, по делу они будут идти как пособники.

Основная задача главбуха – чтобы на него не повесили организацию уклонения от налогов!

В российском Уголовном кодексе также есть статья 199.1. Она предусматривает наказание за неисполнение обязанностей налогового агента. Вот ее полное содержание:

По сути, уголовная ответственность главного бухгалтера в 2016 году и далее за налоги может наступить только по этим двум составам.

Условия для наказания

Сразу уточним, что главный бухгалтер несет уголовную ответственность по статье 199.1, когда одновременно в наличии такие условия:

1. компания не платит налоги в крупном или особо крупном размере;
2. фирма в лице главбуха поступает так намеренно;
3. происходит это минимум три года подряд;
4. у главбуха есть личный интерес.

На чьей стороне практика

Спешим успокоить всех бухгалтеров: практикующие юристы и адвокаты в один голос твердят, что уголовная ответственность главного бухгалтера наступает не всегда, иногда – в исключительных случаях. Например, такого специалиста крайне затруднительно привлечь по ст. 199.1 УК РФ.

Основная загвоздка – в доказывании умысла и личных мотивов. Ведь главбух всегда может в оправдание сослаться на свой недостаточный опыт, профессиональные ошибки и т. п. А в мозг к нему, как говорится, не залезешь.

Главбуха не могут наказать за ошибки его предшественников на этой должности!

Какие документы главбуху лучше не подписывать - опасно для компании и для него самого 1Старая первичкаПочему новая подпись на старых документах не поможет компании2Документы за дни, когда главбух был в отпуске или на больничномПодписать можно - такие документы действительны. Но возникают другие опасности3Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтерыПодпись главбуха не заменит визу подчиненного. Пять документов, которые решают эту проблему Старая первичка Действующий главбух не вправе расписываться за предшественника На документах, которые забыл подписать ваш предшественник, бесполезно ставить свою подпись. Если подпись главбуха - обязательный реквизит документа, то без нее он будет недействительным. И от того, распишетесь вы в нем или нет, ничего не изменится. В тот день, когда документ составляли, вы не были главбухом компании. А значит, не имели права его подписывать. Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последствия такого нарушения зависят от документа. Например, если вы сами подпишете за предшественника больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении (п. 66 приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, п. 18 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). Конечно, для этого специалисты фонда должны заметить, что в тот период был другой главбух. Из-за вашей подписи на старой первичке проблемы возможны не только у компании, но и у контрагентов. Случается, что налоговики на встречке запрашивают выданные счета-фактуры, а предыдущий главбух не распечатал вторые экземпляры. Или покупатель не получил документы и просит их передать. В таких случаях не стоит расписываться за прежнего бухгалтера. Иначе у налоговиков будет основание отказать покупателю в вычете НДС. Отстаивать свои права ему придется в суде (постановление ФАС Уральского округа от 9 июля 2007 г. № Ф09-5205/07-С2). Но передавать документы без подписи тоже нельзя. Решение. Вот три варианта подписать старую первичку: 1) пригласите бывшего главбуха, пусть он подпишет все документы, на которых забыл поставить визу; 2) оформите дубликат документа: поставьте в нем свою подпись, а сверху сделайте надпись «Дубликат»; 3) обратитесь к сотруднику, у которого в то время действовала доверенность на заверение нужных вам документов. Попросите его расписаться. Этот вариант подойдет в том числе для больничного. ФСС разрешает подписывать листки нетрудоспособности по доверенности (п. 12 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Важные цифры 50000 рублей - такой штраф может выписать компании трудовая инспекция, если обнаружит, что главбух подписывал документы в нерабочее время. Документы за дни, когда главбух был в отпуске или на больничном Важная деталь Право подписи счетов-фактур от имени руководителя и главбуха можно передать и приказом, и доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Документы, которые бухгалтер подписывает в отпуске или на больничном, можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Во время отдыха или болезни главбух не обязан трудиться. Но от работы его никто не отстранял. Поэтому полномочия главбуха сохранятся, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 г. по делу № 33-4778/2014). Но для компании возникают другие опасности. Привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска запрещает трудовое законодательство. За нарушения могут оштрафовать до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). А в случае с больничным еще и снизят главбуху пособие по нетрудоспособности. Врач может узнать, что пациент работал, и сделает в больничном отметку о нарушении режима. В специальной строке поставит дату и код 25 - «Выход на работу без выписки». А работодатель обязан начиная с указанной даты считать пособие исходя из МРОТ (ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Даже если врач не заметит нарушения режима, пособие может сократить фонд. На проверке чиновники из ФСС увидят подписанные документы и поймут, что главбух во время болезни работал, значит, нарушал режим. Поэтому снимут часть пособия, доначислят взносы, штраф и пени (постановление ФАС Уральского округа от 20 апреля 2011 г. № Ф09-1302/11-С2). Решение. Есть два способа подписать документы, когда главбух в отпуске или на больничном: 1) оформить отзыв главбуха из отпуска; 2) попросить расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха. На заметку За какие документы накажут не только компанию, но и главбуха лично 1. Первичка к договорам с однодневками.Не подписывайте такую первичку от имени компании. Документы составляют, чтобы снизить налог на прибыль и зачесть НДС. Уклонение от уплаты налогов - это преступление, за которое на главбуха могут завести уголовное дело. Следователям придется доказать, что он участвовал в схеме и получил личную выгоду. Сделать это будет сложно, если бухгалтер договор и первичку не подписывал. А значит, мог не знать, что сделка фиктивная. Все сведения вносил в налоговую отчетность по первичным документам, в достоверности которых он не сомневался.2. Документы на получение материальных ценностей. Даже если у вас есть доверенность на подписание таких документов, не спешите их подписывать. Вначале убедитесь, что все ценности, которые перечислены в накладной, есть в наличии. Осмотрите, нет ли среди них бракованных. И только после этого подписывайте документы. Иначе вы рискуете: недостачу по этой накладной повесят на вас. Ведь вы отвечаете за имущество с того момента, как подписали накладную, и до тех пор, пока не передадите его другим ответственным лицам или в производство. Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтеры Осторожно Чтобы главбух мог получать материальные ценности у поставщика и подписать накладную, нужна доверенность от компании. Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает. В каждой компании этот перечень свой. Пять документов, которые дают бухгалтерам вашей компании право подписывать первичку, - в таблице. Например, один из сотрудников бухгалтерии ведет кадровый учет и рассчитывает зарплату. Эти обязанности перечислены в его должностной инструкции. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного кадровые и другие документы, связанные с расчетом зарплаты, например табели учета рабочего времени и расчетные ведомости. Аналогичная ситуация с подписью кассира. Хотя главбух и расписывается в кассовых ордерах, но второй раз поставить подпись за кассира он не вправе. А документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014). В некоторых компаниях главбухи время от времени принимают и различные материальные ценности, и работы. Например, канцелярку, небольшие ремонтные работы в офисе или услуги по обновлению программ. Как правило, такие функции не входят в обязанности бухгалтера. Поэтому без доверенности его подпись на первичке будет нелегитимной. Получается, что хозяйственную операцию оформили первичным документом, подписанным неуполномоченным лицом. А значит, принимать к учету такие документы запрещено. Налоговики посчитают, что компания грубо нарушила правила учета доходов и расходов, и оштрафуют ее на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше - 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Решение. Главбух вправе подписать документы за подчиненных или других сотрудников, если: 1) получил доверенность от компании на право подписи; 2) упоминается в приказе руководителя как сотрудник, который уполномочен визировать первичку.

Вопреки сложившемуся мнению и практике главный бухгалтер вовсе не должен подписывать практически каждый документ, имеющий отношение к бухгалтерии и финансам предприятия. Разберемся, когда ставить свой автограф обязательно, а когда можно обойтись и без этого.

Подпись на отчетах

Прежде чем говорить о правах, вспомним про обязанности. Случаи, когда подпись бухгалтера обязательна, строго оговорены нормативными актами. Во-первых, по закону "О бухгалтерском учете" (от 21.11.96 № 129-ФЗ) без подписи бухгалтера или уполномоченного им на то лица считаются недействительными денежные расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства (ст. 7). При этом финансовыми и кредитными считаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа или кредита. Иными словами, в банке не примут чек или платежку, не выдадут кредит, если на документах отсутствует подпись главбуха.

Кроме того, подпись бухгалтера обязательна на бухгалтерской отчетности организации. Кстати, к такой отчетности, согласно ПБУ 4/99, относится только бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, приложения и пояснительная записка к балансу и отчету. В случаях, когда деятельность организации подлежит обязательному аудиту (например, акционерные общества), в бухгалтерскую отчетность входит и заключение аудиторов. И на этом случаи обязательных автографов заканчиваются! Все остальные отчеты и декларации являются налоговой, а не бухгалтерской отчетностью, и подпись бухгалтера на них в принципе необязательна.

Альбина Семенова, главбух фирмы по оптовым поставкам продовольствия, г. Новосибирск:

Заполучить мою подпись под официальным документом непросто! Видите ли, у меня стаж бухгалтерский уже 16 лет, так что я очень хорошо знаю свои права и понимаю: не подписывая тот или иной документ, бухгалтер может себя обезопасить. Только в первые месяцы своей карьеры я по неопытности подписывалась чуть ли не под каждой бумажкой, которую мне генеральный директор подсовывал. А теперь - дудки! Но, конечно, я визирую бухгалтерскую отчетность и те документы, которые оговорены в законе о бухучете.

Однако вернемся к налоговой отчетности. Тут начинаются парадоксы. Все инструкции МНС России устанавливают, что каждая декларация должна быть заверена подписью руководителя и главного бухгалтера. Но дело в том, что инструкции главного налогового ведомства обязательны только для налоговых органов, а для налогоплательщиков они носят всего лишь рекомендательный характер. И поэтому главный бухгалтер не обязан подписывать налоговые декларации. Но в этом случае могут возникнуть разногласия с работниками налоговых органов. Ведь для налоговиков правила, установленные инструкцией, являются обязательными, и отсутствие подписи бухгалтера они будут считать нарушением. Поэтому многие бухгалтеры, чтобы не давать повода для конфликта с инспектором, ставят свою подпись абсолютно на всех формах, представляемых в налоговые органы. Но НК РФ четко устанавливает, что декларация должна быть заверена налогоплательщиком, а представителем налогоплательщика является руководитель организации (директор). Поэтому бухгалтер не обязан ставить свой автограф на декларациях. К сожалению, невозможно дать общий совет - подписывать декларацию или нет. В каждом конкретном случае только сам бухгалтер может определить цену вопроса и решить, что ему выгоднее: спорить с налоговым инспектором или укреплять "мир и дружбу" с налоговиками. Однако надо учесть, что для главбуха подпись под декларацией не влечет за собой никаких правовых последствий.

Виктория Онищенко, главный бухгалтер строительной компании, г. Томск:

Я в работе придерживаюсь принципа "худой мир лучше доброй ссоры". Так что лишний раз не буду вставать в позу и наживать конфликты с налоговиками. Ну надо поставить на декларации закорючку - так получите.

Подпись на "первичке"

В таком щепетильном деле, как раздача автографов, бухгалтеру приходится быть искусным дипломатом не только в отношениях с налоговиками. Проблемы часто подкидывает бухгалтеру... руководитель его же родной организации. Нередко требование руководителя расходится с желанием главбуха подписывать тот или иной документ. Обычно это происходит, если начальник толкает бухгалтера на явное или не очень явное нарушение закона. А как известно, бухгалтер лицо подневольное - пойдя на явный конфликт с руководством, он рискует быть уволенным. Как быть в такой ситуации?

Вариант первый: согласиться с директором и заверить "спорный" документ.

Елена Кривцова, главбух салона красоты, г. Красноярск:

Понимаете, руководитель нашего салона - моя ближайшая подруга. Мы и основывали фирму вместе, и сразу решили для себя, что все беды и радости этого проекта делить будем честно - поровну. Поэтому я документы от своего генерального директора всегда подписываю. Конечно, предварительно стараемся все проверять по нескольку раз.

В таком случае, ставя подпись, бухгалтер берет на себя ровно половину ответственности, которая может последовать за обнаружением допущенных нарушений. Ведь по закону руководитель и бухгалтер несут солидарную ответственность за нарушение налогового и бухгалтерского законодательства. Причем ответственность вплоть до уголовной. А как показывает сложившаяся судебная практика, бремя ответственности в равной пропорции ложится на бухгалтера и руководителя.

Вариант второй: не подписывать документ вообще, так как у руководителя есть право издать приказ, на основании которого он заверяет "спорный" документ только своей подписью и печатью организации. Но в этом случае можно ожидать, что директор не замедлит и с другим приказом - об увольнении главного бухгалтера.

Сергей Смирнов, главбух мебельного магазина, г. Омск:

Проблему - подписывать или не подписывать сомнительные документы от гендиректора - я на себе испытал. Была у меня такая ситуация... В результате я документ не завизировал, потому что счел его провокацией. И хотя до увольнения не дошло, но отношения с генеральным испортились надолго.

Вариант третий. На наш взгляд, самый выигрышный из трех. Дело в том, что руководитель может издать приказ специально для главного бухгалтера, чтобы обязать его завизировать тот или иной документ. В интересах главбуха даже напомнить руководителю об этом, если он вдруг запамятовал. Что же хорошего в этом приказе, спросите вы? А вот что: когда у бухгалтера на руках будет письменное распоряжение руководителя организации, он смело может подписывать сомнительный документ. И если возникнет ситуация, при которой будут выявлять виновных в нарушении лиц, то бухгалтер предъявит приказ руководителя. И тем самым избежит возможного наказания. Приказ может быть принят судом в качестве доказательства отсутствия вины главного бухгалтера, действовавшего по принуждению вышестоящего начальства (подп. 2 п. 1 ст. 112 НК РФ). А коварный босс в таком случае будет нести всю полноту ответственности за последствия неправедных операций (ст. 7 закона "О бухгалтерском учете").

В последние лет десять аутсорсинг стали использовать все больше компаний. Причина в том, что он помогает существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных эксперты называют именно бухгалтерский аутсорсинг. О том, кто должен подписывать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также как оформляется реквизит подписи, мы поговорили с экспертами.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг приобретает все большую популярность. В связи с этим у компаний возникает вопрос: как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается сторонней организации? При этом ведь надо наделить сотрудника, который не входит в штат компании-заказчика, правом второй подписи в организации. О том, как это сделать, журнал «Налоговый учет для бухгалтера» поговорил с ведущими экспертами отрасли.

Юлия Тарасова, юрист корпоративного департамента LEVINE Bridge law firm

Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации - довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо - представитель аутсорсинговой компании.

Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (вследствие подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания налоговыми органами необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, в соответствии с п. 4 ст. 108 НК РФ в случае привлечения организации к ответственности ее должностные лица при наличии необходимых оснований не освобождаются от административной, уголовной и иной ответственности за допущенные нарушения. Поэтому должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечен по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет).

Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно положениям п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым).

Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным для большинства случаев, необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать:

1. чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае - главного бухгалтера);
2. какое физическое лицо - представитель сторонней организации - вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации);
3. право на подписание каких конкретно документов передано по договору уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы).

Прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи достаточно указать «Главный бухгалтер (согласно договору от _____ № __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету.

Вместе с тем существуют исключения, распространяющиеся на налоговые отношения, а также отношения, связанные с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ (исходя из п. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 17 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденного приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, и п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от ______ № __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации-заказчика услуг доверенности.

Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.).

Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.).

Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса «Контур.Бухгалтерия» компании СКБ Контур

В настоящее время аутсорсинг весьма распространен в деловой среде. В основном потому, что такая форма получения услуг помогает организации существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных можно назвать бухгалтерский аутсорсинг. На рынке существует большое количество предложений от бухгалтерских фирм, которые предлагают свою помощь в ведении учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности.

Поскольку бухгалтерию компании ведет аутсорсинговая компания, у директора могут возникнуть вопросы: кто должен подписывать отчетность, ставить подпись на документах в графе «главный бухгалтер»? И прочие.

Рассмотрим эту ситуацию. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) сказано, что ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя. При этом он может привлечь к ведению учета сотрудника или организацию, а также вести учет лично (ст. 7 Закона о бухучете).

Возложить обязанности главного бухгалтера можно на обслуживающую организацию, однако это в обязательном порядке должно быть прописано в договоре между обслуживаемой компанией и аутсорсинговой фирмой. Причем последние иногда предоставляют услугу «главный бухгалтер» за дополнительную плату.

Итак, какие документы и кто сможет подписывать? В ст. 26 НК РФ указано, что налогоплательщик (организация-заказчик) в отношениях с налоговой инспекцией может действовать через уполномоченного представителя. Такой представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

Уполномоченное лицо аутсорсинговой компании может подписывать налоговую декларацию обслуживаемой организации, подтверждая полноту и достоверность указанных в ней сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом к налоговой отчетности обязательно прилагается копия доверенности, подтверждающая полномочия представителя на подпись этого отчетного документа.

Что касается бухгалтерской отчетности, то ее подписание руководитель организации также может поручить на основании доверенности уполномоченной бухгалтерии. Подобный вопрос был рассмотрен в письме ФНС России от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569@ . В нем налоговики сослались на письмо Минфина России от 30.04.2013 № 07-01-10/15212, в котором финансисты указали, что в Законе о бухучете не содержится положений, ограничивающих право руководителя экономического субъекта передавать свои полномочия по подписанию бухгалтерской (финансовой) отчетности иному лицу на основании доверенности.

Теперь остановимся подробнее, как должен выглядеть реквизит подписи на документах, представляемых контролирующим органам. Если директор компании перепоручает по доверенности подготовку и сдачу отчетности директору бухгалтерской фирмы, то заверяющая подпись на отчете проставляется уже в специальном разделе, отведенном для подписи уполномоченного представителя с указанием реквизитов документа, дающего право подписи: даты и номера доверенности. Обращаем особое внимание, что в случае подписания отчетности уполномоченным представителем, обязательным в качестве приложения к такому отчету является доверенность. В случае отправки отчета по телекоммуникационным каналам связи, скан доверенности также прилагается в подписываемый и передаваемый для налоговой инспекции пакет документов.

Если доверенность не приложите, то налоговики могут отказать в приеме документов, поскольку право действовать без доверенности от имени организации есть только у исполнительного органа компании - руководителя.

Что касается подписи главного бухгалтера на первичных документах, то это также должно быть оговорено в договоре с аутсорсинговой компанией.

Нередко возникает вопрос, как лучше проставить саму подпись на первичном документе «по доверенности» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера». Обратите внимание: если право подписи было получено по доверенности, то и формулировка должна быть соответствующей.

Подпись в виде «исполняющий обязанности» может быть поставлена, лишь если человек действительно выполняет должностные обязанности временно отсутствующего сотрудника. Когда же такая должность, как «главный бухгалтер», в штате компании отсутствует, то как можно временно исполнять обязанности по ней (см. ст. 60.2 ТК РФ, п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», утвержденных постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39)?

В заключение добавим: чтобы документ имел юридическую силу, его нужно не только верно составить, но и подписание должно быть осуществлено уполномоченным на это в соответствии с законодательством лицом.

Дмитрий Коваленко, директор департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing

Как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос звучит просто: не оформлять вовсе. Закон требует подписи главного бухгалтера только в очень ограниченном перечне документов. А на практике вместо главного бухгалтера такие документы подписывают на основании доверенности от генерального директора уполномоченные представители.

Годовая и квартальная финансовая отчетность, налоговая отчетность не требуют подписи главного бухгалтера. Баланс подписывает руководитель компании. Большую часть финансовых документов на сегодняшний день подписывает либо руководитель компании, либо уполномоченное на подписание конкретного документа лицо. То есть поставить, например, на счете-фактуре подпись может любой сотрудник предприятия, так же как и специалист аутсорсинговой компании, имеющий доверенность от директора.

По факту для руководителя это означает, что он один несет на себе всю ответственность за действия компании и все риски ложатся именно на него. И это одна из причин, по которой многие руководители организаций предпочитают передавать бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг. В таком виде директор может управлять рисками, а в качестве основного инструмента управления выступает договор с провайдером. Директорам компаний важно иметь возможность обратиться к независимому эксперту, который не заинтересован в искажении финансовой информации и отвечает за корректность своих действий своим добрым именем, а зачастую и деньгами.

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Действительно, сотрудник компании-аутсорсера должен быть наделен соответствующими полномочиями. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации - экономического субъекта возлагает на главного бухгалтера, бухгалтера или иного счетного работника ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета организации. Кстати, функции счетного работника может выполнять и сам руководитель. Такая ответственность возлагается приказом по основной деятельности. Права подписания соответствующих документов возникают с даты возложения подобных обязанностей.

Ведение бухгалтерского и налогового учета на условиях аутсорсинга передается сторонней компании на основании договора. Одним из его условий является точное указание должности, фамилии, имени и отчества основного сотрудника компании-аутсорсера, который будет вами заниматься (а в случае его временного отсутствия - замещающего его лица). Приказом по основной деятельности руководитель организации возлагает на него функции ведения бухгалтерского и налогового учета с предоставлением права подписания соответствующих первичных учетных, отчетных и бухгалтерских документов. В качестве основания в приказе указываются дата и номер договора об оказании услуг с компанией-аутсорсером.